Reprise de vos données GEODPv1 : méthode, étapes et garanties
Changer de logiciel soulève toujours la même question : que deviennent les données déjà saisies ? Voici comment se déroule concrètement une reprise depuis GEODPv1, de l’envoi des exports jusqu’à la mise en production.
Vous ne repartez pas d’une base vide
C’est notre équipe qui exécute la reprise. Vous ne manipulez aucun fichier et vous n’avez rien à ressaisir.
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Extraction - Nous vous fournissons les requêtes SQL à exécuter sur votre base. Vous nous transmettez les exports Excel ou CSV obtenus.
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Analyse - Nous contrôlons leur contenu et vous remettons un rapport de cadrage.
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Arbitrage métier - Les cas certains sont traités automatiquement, les cas de jugement sont tranchés avec vous.
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Simulation - La reprise est exécutée à blanc : vous voyez ce qui serait créé, et ce qui serait écarté.
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Reprise - Après votre validation, elle est appliquée sur votre environnement de production, avec un rapport final.
Vous démarrez donc avec vos données réelles.
“Nous ne créons que ce qui est identifiable. Rien d’incertain n’entre dans vos données.”
Ce qu’il faut pour démarrer
3 extractions de votre base de données. Nous vous fournissons les 3 requêtes SQL à exécuter. Aucun développement n’est demandé à votre éditeur et aucune colonne sur mesure n’est nécessaire.
Le dernier batch de facturation
Détaillé par exposant et par article. C’est lui qui porte le catalogue réellement utilisé et les métrages souscrits.
Le référentiel exploitant
Il porte les coordonnées ainsi que les détails permettant d’identifier l’exposant : raison sociale, SIREN, adresse.
Les prélèvements SEPA
Uniquement si vous les utilisez. Les mandats sont repris avec leur périodicité.
L’envoi des fichiers fixe le périmètre de la reprise
Les données reprises sont celles présentes dans les fichiers que vous nous transmettez. À partir de leur envoi, toute modification effectuée ensuite dans GEODPv1 ne sera pas prise en compte : nouvel exposant, changement de métrage, résiliation ou modification d’un tarif.
Pour sécuriser la bascule, nous recommandons, lorsque c’est possible, de continuer à saisir le trimestre suivant dans GEODPv1 et de reproduire ces saisies en parallèle dans TousAuMarché. Côté TousAuMarché, cette double saisie reste légère : ces opérations ne demandent que quelques clics.
Comment se déroule la reprise
Quatre étapes, à partir de la réception des exports. Le calendrier précis est établi au cadrage, selon le volume, la qualité des données et les éventuels arbitrages à réaliser.
Étape 1
Analyse
À réception des 3 exports, nous contrôlons leur contenu et préparons un rapport de cadrage : données disponibles, manques éventuels et points nécessitant une décision. Aucune donnée n’est créée.
Exemple : Nous repérons des tarifs présents plusieurs fois, des exposants sans SIREN ou un libellé impossible à rattacher avec certitude.
Étape 2
Arbitrage métier
Nous traitons automatiquement les cas certains et vous soumettons uniquement les situations qui nécessitent votre connaissance métier.
Exemple : Au Mans, 27 des 34 marchés se sont classés seuls grâce au jour présent dans leur nom. Restaient les cas de jugement : « Animation ponctuelle », événement ou marché récurrent ? Deux tarifs proches, doublon ?
Étape 3
Simulation
Après arbitrage, la reprise est exécutée à blanc. Vous voyez ce qui serait créé, ce qui reste à revoir et ce qui n’est pas importé. Rien n’est écrit sans votre feu vert.
Exemple : Le rapport détaille le nombre de marchés, d’exposants et d’autorisations qui seraient créés, ainsi que chaque ligne écartée et son motif.
Étape 4
Reprise
Après votre validation de la simulation, nous appliquons la reprise sur l’environnement réel, contrôlons les volumes et vous remettons un rapport final.
Exemple : Nous vérifions que les volumes repris correspondent à la simulation et que les montants recalculés restent cohérents avec les données GEODPv1.
Un essai sur environnement de test
La simulation de l’étape 3 est un rapport : rien n’est écrit nulle part.
L’environnement de test, lui, est une vraie application, alimentée avec vos données, que vous pouvez directement manipuler. Vous y retrouvez vos marchés, vos tarifs et vos exposants, et vous nous signalez les éventuels ajustements.
Sur cet environnement, les coordonnées de vos exposants sont anonymisées : les e-mails et les numéros de téléphone sont remplacés par des valeurs fictives. Les données de marché restent intactes, afin que vous puissiez vérifier concrètement le résultat.
Ce que nous reprenons
Les volumes de la colonne de droite sont ceux réellement repris chez Le Mans Métropole.
| Donnée | Ce qu’elle contient | Repris au Mans |
|---|---|---|
| Marchés et occupations | rattachés à leur activité : marchés municipaux, taxis | 34 sur 34 |
| Catalogue d’articles et de tarifs | unités, prix, périodicités, libellés, codes, dates | 31 sur 31 |
| Exposants et leurs coordonnées | raison sociale, SIREN, adresse, e-mail, téléphone, civilité | 414 sur 414 |
| Affectations aux occupations | qui est présent sur quel marché | 764 |
| Autorisations et métrages | articles souscrits, quantités, périodicité | 755 |
| Mandats de prélèvement SEPA | repris uniquement si vous les utilisez | 257 sur 506 |
Nous ne créons que ce qui est identifiable
Une facture, un exposant ou un mandat n’est repris que s’il porte un SIREN et qu’aucun doublon n’est détecté.
Plus de 9 coordonnées sur 10 sont reprises
Le taux exact dépend de la qualité de saisie dans GEODPv1, et vous est communiqué dès le rapport de cadrage. Vos exposants complètent ensuite eux-mêmes leur profil depuis leur espace.
Ce que nous ne reprenons pas, et pourquoi
Une reprise honnête dit aussi ce qu’elle laisse de côté. Ces trois exclusions sont assumées et expliquées dès le cadrage.
L’historique de facturation
Vos factures passées restent dans GEODPv1, qui en conserve la valeur probante. TousAuMarché démarre sur la période suivante, le trimestre repris servant de référence pour contrôler que les montants concordent.
Le paramétrage fin des marchés
Adresses précises, plans, emplacements numérotés, horaires : la reprise crée les marchés et les occupations, le paramétrage se fait ensuite depuis l’administration, avec notre accompagnement.
Les exposants sans SIREN
Généralement des passagers saisis au fil de l’eau. Le SIREN sert à dédoublonner, à retrouver une fiche d’une reprise à l’autre et à vérifier auprès du répertoire des entreprises que l’établissement existe. Sans lui, rien de tout cela n’est possible : ces exposants vous sont listés nommément, avec leurs lignes de facturation.
Le contrôle que vous pouvez refaire vous-même
Nous reconstituons la facturation du trimestre à partir du catalogue repris et nous la confrontons à la vôtre.
Des écarts résiduels sont possibles : ils sont identifiés, listés et expliqués un par un.
Aucune ligne ne disparaît en silence
Chaque ligne de votre fichier a un sort : reprise, ou écartée avec un motif écrit.
Chaque donnée porte son origine
Lue dans votre fichier, déduite ou appliquée selon une règle définie, vous distinguez vos données de notre lecture.
La reprise est rejouable sans doublon
Chaque enregistrement est retrouvé par une clé stable, donc relancer la reprise met à jour ce qui existe au lieu de le dupliquer. C’est ce qui permet de reprendre en plusieurs fois, à mesure des arbitrages.
Rien d’incertain n’entre dans vos données
Un libellé non tranché, un cas ambigu, un exposant non identifiable : tout ce qui n’est pas sûr est écarté et listé.
Vous validez avant écriture
La reprise n’est pas une surprise : c’est l’exécution d’un plan que vous avez lu et approuvé à l’étape 3.
Une reprise déjà réalisée : Le Mans Métropole
34 marchés, 414 exposants, 764 rattachements et 755 autorisations repris depuis GEODPv1.
La facturation du T3 a servi de base : les montants recalculés depuis le catalogue repris ont été retrouvés identiques à ceux de GEODPv1.
La facturation du T4 est ensuite saisi dans les deux outils en parallèle, le temps de vérifier la concordance. Les 249 mandats écartés faute de SIREN exploitable sont restitués dans un fichier d’anomalies, avec le motif et la marche à suivre.
La reprise n’est pas une promesse : c’est un rapport que vous lisez, ligne par ligne, avant d’autoriser la moindre écriture.
Changer d’outil ne devrait pas coûter vos données
La fin de vie de GEODPv1 est l’occasion de repartir sur une base propre, sans ressaisie et sans perte. Parlons de votre périmètre : nous vous dirons ce que vos exports permettent de reprendre.